【採用担当者向け】中途採用面接用テンプレート集&返信率を高めるコツ・ミスを減らすポイント

採用業務には、エントリー受付・選考への案内・合否通知など、応募者と多くのやり取りが発生します。しかしメールの書き方や送付のマナーに悩む人事ご担当者様も少なくないのではないでしょうか。

ただでさえ、採用活動には様々な工程が発生します。中でも面接にまつわる連絡は、1人ひとりの応募者に応じた対応が必要であり、多くの時間が割かれてしまいます。しかし応募者とのやり取りは、企業のレベルや姿勢がはかられる重要な工程でもあります。そのため最低限のビジネスマナーも求められるでしょう。

そこで今回は、応募者とのやり取りの中で大半を占める面接の日程調整などについて、これまで150社以上の採用をサポートしてきた筆者が、自身の体験をもとに「面接辞退を防ぎ、返信率を高めるコツ」や「面接にまつわるメールを送付する際によくある失敗と対策」をお伝えすると共に、すぐにご活用頂けるテンプレートも併せて紹介致します。

• 面接にまつわる応募者対応に時間が割かれている
• メール送付ミスが多く、改善を図りたい
• 応募者に反応してもらえるメールを作成したい

上記に該当する、企業・人事ご担当者様はぜひご一読ください。

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面接用のメール種類

面接用に使用するメールの種類は、大きく下記5つに分けられます。

• 合格通知及び次の選考の日程案内（調整）メール
• 面日程調整のための返信促進用メール
• 面接日程確定メール
• 面接前リマインドメール
• 参加お礼メール

上記に記載のメールは面接を行う際に必要になるため、テンプレートを用意しておきましょう。また各メールの用途を理解し、応募者が返信しやすい構成・理解しやすい内容になるよう、工夫しながらテンプレートを作成してみてください。

また各メールの送付タイミングは、下記表の通りです。
特に中途採用はスピード感を求める求職者も多く、アクションが後手に回ると採用競合の日程調整のほうが進んでしまったり、他社への入社を決めてしまう場合もあります。
なるべくスピーディーな対応を心がけましょう。

面接用のメール 種類別例文

本項目では、上記で紹介した面接で使用するメールの例文を紹介します。
「どのような項目を盛り込み、どのようにまとめるべきか」と、いつもメール作成に悩む人事ご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

合格通知及び次の選考の日程案内（調整）メール 例文

◆メール作成のポイント◆

• 候補日を複数日設ける
• 書類選考通過の理由を記載する
• どのような面接を行うのか内容を簡単に伝える

面接日程調整のための返信促進用メール 例文

◆メール作成のポイント◆

• 押しつけがましくならないこと
• 件名から用件を把握できるようにする
• 返信期日を記載する

面接日程確定メール 例文

◆メール作成のポイント◆

• 視覚的読みやすさを心がける
• 当日の緊急連絡先を記載しておく
• 応募者の当日の行動導線を意識し、最寄り駅や受付方法を記載しておく

面接前リマインドメール 例文

◆メール作成のポイント◆

• 面接日程確定メールと同一の詳細を記載する
• オンライン面接の場合はツールの使い方・手順・注意点を記載する
• 当日の緊急連絡先を記載する

参加お礼メール 例文

◆メール作成のポイント◆

• 応募者と話した内容や印象に残ったエピソードを添える
• いつまでに合否通知を送付するか目安を記載する

面接辞退を防ぎ、返信率を高めるポイント

面接案内に関するメールを作成・送付する際に意識して頂きたいポイントは次の4つです。

• 1日以内の対応・返信（スピーディーな対応）を心がける
• SMSを併用する
• 応募者とのコミュニケーションを大切にする
• 送付者を面接担当者にする

株式会社アルバイトタイムスが運営するヒトクル編集部が人事担当者422人に対して行った「人事担当者の応募・面接に関する調査」によると、採用活動のプロセスで手間がかかって改善したい工程は以下の通りになりました。

• 募集：57.5％
• 応募者対応：33.0％
• 面接：13.6％

働き手不足・売り手市場の中で募集が約6割を占めているものの、応募者対応も人事担当者にとって手間がかかり改善したいと感じている課題の1つであることが分かります。

また応募者対応において、課題を深掘りする問いに対しては、次のような結果となりました。

• 応募者へ連絡しても、連絡がつかない：42.8％
• 応募者にタイムリーに連絡できていない：19.9％
• 応募者との「面接の」日程調整に時間がかかっている：18.6％

引用：株式会社アルバイトタイムス ヒトクル『人事担当者の応募・面接に関する調査』

いずれも面接の日程調整に関係することであり、多くの人事ご担当者様が日程調整に対し悩みを抱き改善を望んでいる様子が伺えます。

メールの内容ややり取りのスピードを工夫することで、返信率を高め面接辞退防止にも寄与することでしょう。
ポイントを抑え、返信や次の面接に繋がるメール作成・運用を意識してみましょう。

1日以内の対応・返信（スピーディーな対応）を心がける

中途採用では、スピーディーな対応が求められる旨をお伝えしましたが、具体的には当日の対応が望ましいと言われています。

ディップ株式会社が転職活動中の求職者に対して行ったアンケート調査によると、「応募後、採用担当者から面接の日程についてどのくらいの時間以内に連絡してほしいですか？」という問いに対し、回答者の約6割が1日以内の返信を希望している結果になりました。

1日以内の返信を希望している人のうち、2割は1時間以内の返信を希望していました。
本調査データからも、いかにスピード感のある対応が求められるのかお分かり頂けたかと思います。

なお当日中に返信や対応が完了できていないケースが散見される場合、早急に改善の手立てが必要です。

引用：ディップ株式会社

SMSを併用する

筆者がこれまでに採用を支援した企業様の中で、返信促進やリマインドにSMSを併用し、高い効果を感じた事例が多数ありました。

下記は、SMSソリューション事業を展開する株式会社ファブリカコミュニケーションズが運営している『メディアSMS』で公開されているデータですが、約7割もの人がSMS着信時にプッシュ音やバイブレーション機能などで「通知がきたらすぐ気づくようにしている」と回答しています。

さらに、おおよそ9割の人が「内容を確認している」との回答が得られています。

引用：株式会社ファブリカコミュニケーションズ『メディアSMS』

メールだけの面接日程調整の場合、下記のような懸念が考えられます。

• 迷惑メールフォルダに入ってしまい、応募者が確認できないままになっている
• 大量の受信メールに埋もれてしまい、気付かれないままになっている
• メールアドレスが間違っており、メールが届いていない
• メールアドレスが変更されており、メールが届いていない

その点、SMSは電話番号さえ分かれば確実に相手に連絡事項を届けられる機能です。
また機種や設定によっては、ポップアップメニューにメッセージの冒頭文が表示されるため、応募者の目にも留まりやすいでしょう。

SMSは普及しつつありますが、採用活動で導入している企業はまだまだ少数です。しかし筆者の経験からも応募者に日程調整メールを確実に見てもらうために、SMSを活用することは有効性の高い施策と言えます。
必要に応じてSMSの併用も検討してみましょう。

応募者とのコミュニケーションを大切にする

たとえテンプレートを使用していたとしても、応募者にメールを送付する際は、応募者1人ひとりへのコミュニケーションを意識しましょう。
応募者へのメールは履歴が残るだけではなく、企業の印象を左右する重大な工程です。以下のような例を参考に、志望意欲が高まるような一言・一文を添えてみましょう。

求職者は、事務的なメールばかりを受け取っている可能性も考えられます。メールでのやり取りを通じ好印象を与えることができれば、応募時よりも求職者のモチベーションを高められ、他社との違いも印象に残るでしょう。

最終的には、内定率や選考推移率にも影響が出てくることでしょう。

送付者を面接担当者にする

筆者の経験から、送り主名に面接担当者の名前を設定するのも1つの手段として提案します。
特に技術系の職種募集に有効性が見られた施策であり、面接お礼を送付する際に、面接を担当した人の名前でメールを作成していました。

求職者の視点で考えると、面接の場で主にやり取りをしていた人物から連絡を受けると、「自分の事をよく見てくれている」「理解しようとしてくれている」という心理になります。またそのような人物から連絡を受け取ることで、次のプロセスに進む意欲喚起にもなるでしょう。

ちょっとした小技ですが、人事担当者よりも面接時に同席した入社後に上司となる可能性の高い人物や、CEO/CTOの名前が入ったメールのほうが注目度も高まるでしょう。

面接の日程調整をスムーズにする機能・サービス

続いて、面接の日程をスムーズに調整する機能・サービスをご紹介します。
面接日程調整の効率化を図る上で利用したい機能やサービスは、次の通りです。

• 自動返信メール機能
• 日程調整ツール
• 外部リソース

面接日程の調整に時間が割かれていると感じる人事ご担当者様は、次に紹介する作業効率化・負担軽減の方法を参考に自社に導入できる機能・サービスを模索してみてください。

自動返信メール機能を活用する

面接の日程調整をスムーズにする方法として、応募者を管理するシステムや求人媒体に備わっている自動返信メール機能を活用するのも1つの手です。

自動返信メール機能が利用できるシーンは限られていますが、応募者は正式な日程案内メールが届いていなくても、自動返信メールが届くことで「エントリーできた。」と安心感を得ることができるでしょう。

日程調整ツールを利用する

最近では、面接日程の調整に利用できる日程調整ツールが数多くリリースされています。日程調整ツールを利用すると、グッと面談日程の調整スピードが速くなります。

しかし、面接担当者の6割以上が日程調整ツールを使わず、他の方法で日程調整を行なっていることが判明しました。

株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス『マイナビエージェント』が行った調査によると、日程調整ツールを利用している割合はわずか12.0%に留まりました。

参考：株式会社マイナビ マイナビエージェント『CANVAS』

日程調整ツールは安価で導入できるツールも多く、最近ではZoom・Google Meet・TeamsWebなどのWeb会議ツールと連動できるものもあります。

費用がかかるものの、作業工数や面接の日程調整に費やす時間を鑑みると、高い費用対効果が得られる可能性もあるのではないでしょうか。
メールや電話での調整が本当に有効なのか、全ての選考プロセスの日程調整をメールや電話で行う必要があるのか、今一度自社の面接日程調整の工程を振り返ってみましょう。

外部リソースを活用する

面接日程調整を自社内で完結させずに、外部に委託する方法もあります。
もしくは、外部の労働力を自社に投下する方法もあります。
外部のリソースを活用する場合、「アウトソーシング」と「派遣社員の導入」の2つの方法があります。

アウトソーシングは、フリーランスや採用代行に業務を委託することを言います。何をどこまで委託するのか、個人に委託するのか企業に委託するのかによって料金や委託できる範囲は異なりますが、面接の日程調整だけを切り取って依頼できるため、人事担当者のリソースを他の業務に割くことができるようになります。
また採用代行に委託する場合は、コンサルティングを受けられたりアドバイスが得られるケースもあるでしょう。

一方の派遣社員の導入は、外部から労働力だけを借りる方法です。日程調整方法などは人事担当者はじめ自社内のメンバーが派遣社員に対し、日程調整法をレクチャーする必要がありますが、自社の管理下のもと日程調整を進められます。

既存のツールや機能・外部のリソースを活用することで、日程調整にかかる時間や工数はグッと軽減できるはずです。
面接日程調整に悩みを抱えながらも長らく変わらない方法で日程調整を行っている企業・人事ご担当者様は、一度日程調整の方法を見直し、適切なツール・機能・外部のリソースの導入を検討していきましょう。

面接日程調整を行う際によくあるミスと対策

本項目では、面接日程調整を行う際に起こりがちな失敗のうち、筆者が採用を支援していた企業で散見された3つの事例をお伝えすると共に、ミスを防止に向けた対策を紹介します。

• 送付対象の間違い
• 面接名称の間違い
• 曜日・宛名の間違い

先述の通り、面接の日程調整は企業の印象を左右する大切な工程です。しかし多くの応募者に対応しなければならないことから、ミスを発生させてしまうケースも少なくありません。
起こり得るミス・失敗を知り、ミス・失敗が起こる前に対策に取り組みましょう。

送付対象の間違い

本来送付したい人とは違う対象に、メールを送付してしまう事例です。
合格通知や内定通知の場合、誤ったメールを受け取った応募者の今後の進路を大きく変えてしまう可能性もあります。

また個人情報流出などの二次被害のリスクも考えられ、応募者からだけではなく、世間的にも会社の社会的信頼を大きく損失してしまう懸念をはらむミスです。

実際に起こった事例を紹介します。

＜事例1：大阪市高速電気軌道＞

合格者1人に合格通知を送るところ、誤って採用管理システムから未受験者や他試験の受験者17人に送信するミスがあった。誤って合格通知が届いた応募者より問い合わせがあり問題が発覚。

引用：Security NEXT

＜事例2：海上自衛隊＞

本来は不合格だった応募者2人に対し、誤って合格と通知していた。
引用：毎日新聞

＜対策＞

➀送付前に複数名で設定内容を確認する
メール設定を担当した人が、単独で送付予定の内容をチェックすることはもちろん、複数名でのチェックも徹底しましょう。

➁チェック管理表を作成する
チェックの観点やチェック項目の均一化を図るため、チェック管理表を作成するのも有効な手段です。確認漏れがなくなり、より精度高くミス防止に努めることができるでしょう。

面接名称の間違い

日程調整案内の時に面接名称を間違える、違うプロセスの面接を案内してしまうなどの事例も、面接日程調整において散見されるミスです。

複数の選考プロセスを設けている場合や、五月雨に複数名の応募者が選考に進んでいる場合、誰がどのステップにいるのかあいまいになりがちです。
また複数名と面接の日程調整を行う場合、調整内容を混同してしまうケースもあるでしょう。

＜対策＞

➀面接の名称を変える
シンプルですが『1次面接』『2次面接』⇒『1次：人事面談』『2次：営業部署長面談』などのように、面接名称を変更するのも1つです。簡単であり、すぐに取り組める対策です。

『1次面接』『2次面接』という名称では、うっかりテンプレートを選択し間違えてしまうこともあります。また聞き間違いや見間違い等で本来案内したいプロセスとは違う面接を案内してしまう可能性も考えられます。
名称を変更するだけで、聞き間違い・見間違いなどの人的ミスを減らし、面接調整においてもどのプロセスの面接を設定すべきなのか意識できるでしょう。

➁送付前に複数名で設定内容を確認する
応募者にメールを送付する際は、どんな時でもWチェックが基本です。メール送付前に複数名でチェックを行うことで、誤送信を未然に防ぐことができるハズです。

曜日・宛名の間違い

テンプレートを利用する場合に多いミスとして曜日・宛名間違いが挙げられます。
曜日や宛名を間違えるケースの他に、「〇〇様」「●月●日（●）」のように編集されずに送付されてしまうミスも多々あります。

＜対策＞

①差し込みコードを活用する
採用管理ツールによっては、差し込み込みコードを利用できるものもあります。
差し込みたい言葉を設定しておくと、自動的に反映してくれるため、誤送信を防げるだけではなくテンプレートを編集する手間も省けるでしょう。

➁編集箇所を減らす
手を加える箇所を減らしたテンプレートを作成するのも有効です。
曜日を記載しない、面接日時は日程調整ツールにログインして確認してもらうなどの方法を取ることで、人的ミスを減らすことができます。

各施策は、いずれも筆者が企業様の採用をお手伝いさせて頂いていた時に取り組んでいた施策です。

どのミスも応募者からの信頼を著しく低下させ、容易に選考辞退や音信不通を招いてしまうきっかけになり得ます。貴重な応募を内定にまで繋げるためにも、丁寧さを忘れず1人ひとりに対し、真摯に応対しましょう。

中途採用面接における日程調整 まとめ

中途採用における面接日程調整は、多くの人事担当者が改善したいと考えている工程です。

自社の面接日程調整に関する課題を改めて洗い出し、1つずつ改善に努めていくことが肝要です。本記事で紹介した対策や施策の中には、すぐに取り組めるものもあります。自社で必要と思われる施策があれば、ぜひ導入してみましょう。

多くの時間が割かれている工程であるからこそ、改善に取り組むことで日程調整のみならず採用活動全般に対し良い効果が現れてくることも期待できるでしょう。